安平町災害ボランティアセンターの「情報管理の工夫」について！

こんにちは！復興ボラセンの林賢司と申します！

昨年11月に島根県津和野町から移住してきました。FoundingBaseという人材紹介とまちづくりの会社をやっていまして、町や地域おこし協力隊と連携して地方創生業務を推進しています。

さて、今日はこれまでとは少し目線を変えて、安平町災害ボランティアセンターが大切にしていた「情報管理」についてご紹介させてください。

地震後、安平町には多くのボランティアに駆けつけていただきました。僕自身もボランティアの一人として活動を行いましたが、そこで関わったのが、安平町災害ボランティアセンターの要でもあった「情報管理のシステム化」でした。

例えば、安平町災害ボランティアセンターではボランティア登録を「WEB申し込みに一元化」しました。これはセンター長の井内が子ども園で行なっている仕組みやアイデアを活用したものでした。

教育現場では事務仕事をいかに削減するかが課題となっているそうです。被災地のボランティア管理においても、紙ベースで申し込みを受け付けると登録作業に手を取られたり管理が複雑になったりすることから、WEB申し込みに一元化することにしました。質問事項も20項目以上あり、事前にかなり細かい情報を集めました。その結果、専門技能を持っているボランティアさんを把握して個別連絡ができたり、宿泊場所が必要なボランティアさんに合宿所の案内ができたりしました。

また、井内の子ども園で使っている「iPadを利用した登園管理システム」も転用して、ボランティアの出欠管理に使わせていただきました。これにより「今日は何人の参加があり、どなたが初めての参加の方で、どなたが何回も来られていて町内を分かってる方か」などが、すぐにわかります。こうしたことも、ボランティアのチーム分けや町のニーズとのマッチングの大きな支えとなりました。


これ以外にも様々な工夫がありましたが、こうしたシステム化は述べ4,000人を超えるボランティアさんに作業を円滑に進めていただく上で、大切だったことは言うまでもありません。

安平町は様々な工夫がある町です。ENTRANCEについても、皆さんの様々なアイデアをいただきながら、様々な形で活用していきたいと思っています！

引き続き、どうぞよろしくお願いします！